Geschäftsführer Uwe Gebhardt zieht Zwischenbilanz zur Softwareeinführung von Compex Commerce
Insbesondere mittelständische Filialbetriebe stehen vor gewaltigen Herausforderungen, wenn die Einführung einer neuen Enterprise-Ressource-Planning(ERP)-Software bevorsteht. Um IT-Projekte in dieser Dimension erfolgreich steuern zu können, müssen viele Faktoren stimmen. Die Unternehmensgruppe Kissel befindet sich inmitten eines solchen Projekts. Die alte Software der Landauer Handelsgruppe war an ihre Grenzen gekommen und die Umstellung auf eine neue Standard Software unumgänglich geworden. Im vergangenen Jahr hat die Unternehmensgruppe mit 21 Endverbraucherfilialen und zwei Cash & Carry-Märkten mit der Einführung von Compex Commerce begonnen.
Im Gespräch: Uwe Gebhardt, Geschäftsführer der Unternehmensgruppe Kissel. Der Diplom-Kaufmann ist seit über zehn Jahren im Handel in unterschiedlichen Funktionen tätig. Durch jahrelange Leitung und Begleitung mehrerer Großprojekte zeichnet ihn eine hohe IT-Affinität aus.
Herr Gebhardt, wo steht das Projekt jetzt?
Wir haben den ersten Meilenstein planmäßig erreicht. Seit dem Jahreswechsel ist die Komponente Inventur live im Einsatz. Wir hatten zu Beginn des Projekts wegen vieler aufgelaufener Anforderungen leider einen hohen zeitlichen Druck – und damit einige Herausforderungen gemeinsam mit unserem Softwarepartner zu meistern. Trotzdem waren wir mit der Einführung pünktlich und konnten die Inventur zudem noch schneller abschließen als mit dem früheren System. Das ist ungewöhnlich. Normalerweise braucht man beim ersten Durchlauf mit einer neuen Software mehr Zeit, die Mitarbeiter müssen sich noch an sie gewöhnen. Dass es jetzt sogar schneller ging, zeigt, dass wir deutliche Einsparpotenziale auch bei anderen Geschäftsprozessen haben. Und dass wir gemeinsam mit Compex in die richtige Richtung steuern.
Wie wichtig ist für Sie der Erfolg des ersten Projektabschnitts?
Die Signalwirkung der ersten Schritte ist entscheidend und strahlt auf das ganze Projekt aus. Deshalb sind wir sehr froh darüber, dass alles reibungslos gelaufen ist. Es ist für uns wichtig, dass die Mitarbeiter sehen und konkret erleben: Es kommt etwas dabei heraus, was uns weiterbringt und wirklich nützt.
Wie war die Rückmeldung Ihres Projektteams zur Zusammenarbeit mit Compex?
Von allen am Projekt Beteiligten bekomme ich immer wieder zurückgespiegelt, dass es sehr gut läuft. Wesentlich für mich sind sowohl die Organisation, also dass Zeitpläne und Vereinbarungen gehalten werden, als auch die fachliche Kompetenz. Das Compex-Team hat ein hohes Know-how, geht methodisch sauber vor und berät uns gut. Ein Softwareanbieter muss die Prozesse des Kunden aufnehmen, verstehen und eine Überleitung in seine eigene Software leisten. Das hat bei uns sehr gut funktioniert.
Wie sind die Rückmeldungen der Mitarbeiter, die mit dem neuen System gearbeitet haben?
Durchweg positiv. Wir sind mit einer sehr geringen Schulungszeit mit den Mitarbeitern in die Märkte gegangen. Dass alles trotzdem problemlos funktioniert hat, lag vor allem an der intuitiven Bedienbarkeit der Software. Ein großer Zeitfresser bei früheren Inventuren waren außerdem Korrekturen von abgewiesenen Artikeln bei den Offline-MDE-Geräten. Dieser Aufwand fiel dieses Mal einfach weg, weil Compex mit Online-MDE arbeitet. Wir konnten fehlende Artikelstammdaten währen der Inventur direkt abfragen oder einmalig für alle Beteiligten ergänzen. So gab es nicht einen Artikel von 65.000, der abgewiesen wurde.
Was waren für Sie die wichtigsten Gründe bei der Auswahl des Softwareanbieters?
Es ging uns erstens um die fachliche Kompetenz, also darum, dass Compex die Anforderungen erfüllen und sowohl unsere Einzelhandels- als auch Großhandelsprozesse überzeugend abbilden kann. Zweitens waren die zukunftsfähige Architektur und technologische Plattform der Software ein entscheidendes Kriterium. Und drittens: Bei unserem Softwareanbieter sind die Entscheidungswege kurz. Das Kunden-Lieferanten-Verhältnis ist für uns optimal, sodass ich bei wichtigen Anliegen auch schnell mal Zugang zu einem Entscheidungsträger habe – bei einem der großen Softwareanbieter wäre das sicherlich nicht so. Und nicht zuletzt macht einfach das partnerschaftliche Miteinander den guten Kundenkontakt aus.
Was raten Sie anderen Unternehmen vor der Umstellung auf eine neue ERP-Software?
Ich kann jedem Unternehmen – und gerade mittelständischen – nur empfehlen, sich mit den eigenen Anforderungen intensiv zu beschäftigen. Wer das ernsthaft und vor allem rechtzeitig macht, minimiert das Risiko, Budget- oder Zeitpläne im Projektverlauf zu gefährden. Es ist für alle Beteiligten nur von Vorteil, genau zu wissen, was man selbst wirklich benötigt. Ähnlich wie in der Schule: Wer größeren Stress vermeiden will, muss vorher gründlich seine Hausaufgaben gemacht haben.