Logistika za poduzeća

Kaiser´s Tengelmann AG procesi u robnom poslovanju i logistici provedeni s jednim softverom

Uspjeh u trgovini s elementarnim namjernicama (food i non food) zahtjeva inteligentni softver za trgovinu – od Category Managementa i nabave, preko dispozicije i logistike, pa do kasa. Trgovačko poduzeće Kaiser's Tengelmann AG odlučila se optimirati svoje tokove i promijeniti svoje sustavne komponente koji se sastoje od deset različitih starih sustava, za novi sustav robnog-materijalnog poslovanja s integriranom logistikom.

"Na prvom su mjestu kod nas naši kupci, koje želimo snabdijevati s optimalnim kao i kvaltitetnim asortimanom i pri tome ponuditi najbolji mogući servis. Ovdje smo bili svjesni da ovim zahtjevima nisu dorasli na duže vrijeme naš stari sustavi i da mora doći jedno IT- rješenje koje je orijentirano prema budućnosti", prisjeća se gospodin Dieter Beye, IT-manager Kaiser's Tengelmanna.

Poduzeće Kaiser's počelo je krajem 2003. sve relevantne poslovne procese analizirati da bi u budućnosti sve trgovačke procese objedinilo u jedan jedini IT-sustav. Jedan izazov za poduzeće, koje radi u maloprodaji (food i non food) i koja je u godini 2008. sa okruglo 19.000 zaposlenih generirala prihod od preko 2,5 milijardi eura. Da bi se garantiralo snabdijevanje poslovnica bez problema, novi softver treba podržavati isto tako preko drugih mobilnih uređaja sve logističke procese kao komisioniranje s pick-by-voice ili komisioniranje bez papira. Jer sve poslovnice moraju biti dnevno snabdjevene iz četiriju skladišta koja se nalaze na različitim mjestima s proizvodima iz svježeg područja, npr. voće i povrće, mljekarski proizvodi kao i riba i salame (slika 1). Sa suhim asortimanom se snabdijevaju poslovnice u individualnom ritmu. Samo su u skladištu kod Nieder-Olma skladišteni ca. 2 000 artikala u svježem i do 7 000 različitih proizvoda u suhom asortimanu. "Ovdje se može pretpostaviti, koje potrebe su tražene od softvera", objašnjava g. Beye.

Nakon opsežnog izbornog postupka odlučio se maloprodajni gigant Kaiser's Tengelmann za Compex Commerce, radi toga što softver nije nužno ograničen s funkcionalnostima. Ovaj softver može mnogo više u skladu s procesima, kojima se fleksibilno prilagođava.

Preduvjet uspjeha ovog projekta je bio dobar komunikacijski koncept i bliske projektne strukture, u koje su bila uvučena sva stručna odjeljenja. Prvo je poduzeće analiziralo sve aktualne procese. Na bazi opsežnih rezultata, zaposleni u stručnim odijeljenima su izradili željene procese rame uz rame sa Compexovim stručnim ljudima po 2BEE Compexovom konceptu (Best Enterprise Engineering i Business Engineering Environment). Rezultat je do danas oko 17.000 stranica procesnih specifikacija koje dokumentiraju veliki volumen projekta. "Bez uskog zajedničkog rada ne bi bilo moguće realiziranje takvog opsežnog projekta", objašnjava gospodin Martin Ziegler, voditelj projekta s Compexove strane.

U fazi implementacije (provedbe) procesnih specifikacija stručna su odjeljenja provjeravala pojedinačne procese i testirala rad u kombinaciji s postojećom sustavnom arhitekturom. Slijedio je funkcijski test i opsežni integracijski test. Osim toga su detaljno isprobani postupci i kombinacije sa sustavima kasa, data warehouse, arhivni sustavi i sustavi za planiranje polica. Compex je paralelno obučavao izabrane radnike Kaiser's Tengelmanna, kao i superkorisnike. Zadatak ovih "rollout-managera" sastoji se u tome da postojeće poslovnice preurede sa svojim kolegama. Korak po korak uslijedilo je uključenje Compex Commerce-a u centrali, poslovnica, skladišta, dostavnog servisa, čim je projekt završen. Radilo je oko 15.000 zaposlenih na trgovačkom sustavu Compexa. Pri tome se upravljalo sa ca. 100.000 artikala koji su se uvodili u 700 poslovnica. Dnevno se pripremalo ca. 450.000 narudžbenih pozicija u centralnom skladištu.

Novi softver se brine u centralnom skladištu za upravljanje i optimiranje operativnih procesa, od robnog ulaza preko upravljanja viljuškarom i skladišne administracije do komisioniranja i robnog izlaza. Sve su relevantne informacije obuhvaćene "online" što donosi veliku vremensku uštedu u odnosu na vremenski tijek s priznanicama. Osim toga Compex Commerce generira automatski nalog snabdijevanja čim se prekorači najmanja zaliha koja je definirana. Tako se istovremeno optimira robna dostava i smanjuje vrijeme komisioniranja.

Da bih se optimirali odgovarajući robni pokreti i poslovni procesi i da bi se korektno upravljali i vrednovali robni tijekovi, softver pruža mogućnost grafičkog predstavljanja u različitim perspektivama skladišnih upravljačkih sustava. Zahvaljujući ovakvoj pomoći orijentiranja, korisnik zna uvijek točno na kojem mjestu skladišta se nalazi i popunjenost skladišta je grafički prikazana. Jedno vizualiziranje daje prikaz popunjenost skladišnih mjesta, kapija i putova. "Pregled hodnika" prikazuje također popunjenost skladišnih mjesta. S "Detaljnim pogledom" mogu se pozvati daljne informacije o skladišnom mjestu npr. popunjenost mjesta sa skladišnim objektima.

Novina je artikalski točno vođenje stanja u svim poslovnicama. Novo je isto tako sistematika stanja i vrijednosti, s kojom Kaiser's Tengelmann uvodi prodajnu razliku s prodajno orijentiranom nabavnom i asortimanskom strukturom. U istom IT-sustavu KT može realizirati automatsku dispoziciju na centralnom nivou kao i na nivou poslovnica. Na bazi priznatog stohastičkog postupka prognoze, maloprodaja s Compex Commerceom izbjegava pogrešno stanje i bespotrebno vezivanje kapitala u centralnom skladištu. Da bi se ostvarile stalne aktualne vrijednosti, sustav proračunava vrijednosti iz prošlosti, iz kojih stvara nove modele i prenosi ove na današnje podatke koji se prognoziraju. Zatim slijedi uspoređivanje proračunatih podataka sa stvarnom prodajom. Iz toga za svaki pojedinačni artikal Compex Commerce izrađuje sopstveni scenarij prognoze i optimira ih stalno na osnovu realnog tijeka prodajnih događanja. Sustav se skoro samostalno precizno uređuje i adaptira, te nakon kratkog vremena postiže sve točniju vrijednost, koja vodi optimalnj narudžbenoj količini.

Na nivou poslovnice softver pravi narudžbene prijedloge voditelju poslovnice, koji ih potvrđuje ili mijenja. Ako je u jednom djelomičnom asortimanu dostignuta i dokazana, visoka kvaliteta prognoze, onda se on prepušta automatskoj dispoziciji. "Jedno je sigurno: pogrešna prognoza u dispoziciji može biti skupa, jer svako pogrešno robno stanje snižava ne samo prihod i maržu, već i police koji su prazne prouzrokuju nezadovoljne kupce", kaže gospodin Christophe Loetz, CIO Compexa. "Pomoć ovog sustava imat ćemo uvijek robu u pravoj količini za naše kupce, u pravo vrijeme i na pravom mjestu i to sa što je mogućim nižim troškovima, pa čak i ako potrebe variraju tjedno, sezonski, školskim raspustom ili iz nekih drugih razloga", dodaje gospodin Lutz Endrikat, organizacijski menadžer tvrtke Kaiser's Tengelmann. "Tako računamo s boljom robnom prisutnošću, preciznijim planiranim skladišnim zalihama i smanjenju mrtvog kapitala."

Trgovačko poduzeće Kaiser's se trenutno nalazi u rolloutu. Početkom šestog mjeseca od ukupno 700 supermarketa već 400 ih radi s Compex Commerce u asortimanu voća i povrća. Dok se u nekim poslovnicama rollout privodi kraju, u Hessenu marketi već u potpunosti rade s novim softverom. Nakon zaključka rollouta bit će ostvaren san poduzeća Kaiser's Tengelmann: rad bez papira. Veliki dio dosadašnjeg papirnog posla ide u korist online-komunikacije. Komunikacija u poslovnicama odrađuje se preko 1500 WLAN-mobilnih uređaja, s oko 750 osobnih kompjutera (PC) u uredu i omogućava mnoge poslove bez priznanice (potvrde). Dodatno su u upotrebi ostali mobilni uređaji za komisioniranje, mobilni terminali za viljuškare i drugi osobni računari (PC) u administraciji.
Procesna ideja koja prati ukupni projekt, prožima se kroz sva područja. Svi poslovni procesi su u sustavu pohranjeni kao Workflow. Posredstvom automatske započete emisije (pregled započetih zadataka) zaposleni primaju nove zadatke i djelatnosti. Uvođenje Compexa Commerce i optimiranje svih procesnih postupaka, povlači za sobom razgradnju velike administracije. Ovo ušteđeno vrijeme će dobro doći kupcima tvrtke Kaiser's Tengelmann. "Prodavati, umjesto voditi administraciju je naša parola. Jer samo ako više vremena posvetimo kupcu, mogu se dostići prihodni potencijali", kaže gospodin Dieter Beye.