Logistique et entreprises
Kaiser´s Tengelmann AG contrôle les processus de gestion de marchandises et de logistique grâce à un logiciel.
Dans le secteur de la grande distribution, un logiciel commercial puissant, et surtout, totalement intégré, est une des conditions de la réussite. Compex Commerce, en effet, intègre les processus de gestion tels que le category management, l'achat, l'approvisionnement, la logistique, jusqu'au système d'encaissement. C'est ainsi que Kaiser's Tengelmann AG, sixième distributeur allemand décida de remplacer ses dix systèmes hétérogènes par un seul et unique système de gestion intégrée. L'objectif était de traiter tous les processus commerciaux de l'entreprise à l'aide d'un seul système informatique.
" Notre priorité est le client à qui nous voulons offrir, en plus du meilleur service possible, un assortiment optimal et de haute qualité. Particulièrement en ce qui concerne l'une de nos compétences clés : les produits frais. Pour nous il était clair que nos anciens systèmes se révéleraient incapables de relever ces défis à long terme. Une solution informatique orientée vers le futur s'imposait ", se souvient M.Dieter Beye, directeur du département Informatique chez Kaiser's Tengelmann.
C'est à la fin de l'année 2003 que l'entreprise donne le coup d'envoi à la refonte complète de ses processus de gestion. Le défi est de taille, pour cette entreprise qui compte 19.000 employés avec un chiffre d'affaires de près de 2,5 milliards d'euros en 2008. Le nouveau logiciel doit également comprendre tous les processus logistiques tel que le prélèvement muni de la fonctionnalité pick-by-voice ou le prélèvement sans documents par le biais de terminaux mobiles afin de garantir un approvisionnement sans faille des magasins.
L'approvisionnement quotidien des magasins en fruits et légumes, produits laitiers, viande et charcuteries est assuré par les quatre entrepôts du Nieder-Olm près de Mayence, de Viersen, d'Eching et de Berlin. L'approvisionnement en produits alimentaires secs s'effectue en un rythme propre aux magasins. L'entrepôt du Nieder-Olm à lui seul compte environ 2.000 articles relatifs aux produits frais et jusqu'à 7.000 produits alimentaires secs. " Vous imaginez la performance à fournir par le logiciel ", ainsi M. Beye.
Après un large tour d'horizon englobant les principaux acteurs du marché du logiciel, le géant de la distribution opta pour " Compex Commerce ". L'étendue des fonctions intégrées dans la solution ainsi que sa très grande capacité d'évolution, ont été les facteurs déterminants de ce choix.
Mais le logiciel n'est pas tout.
Encore fallait-il mettre en place une communication interne efficace et une structure de projet appropriée. La direction commerciale choisit de constituer une équipe projet de petite dimension mais représentative de toutes les fonctions de l'entreprise. Ainsi structurées, les équipes projet de Kaiser's Tengelmann procédèrent à l'analyse de l'ensemble des processus existants. A partir de la somme des informations ainsi recueillies, les différents départements définirent les caractéristiques du nouveau système selon la méthode 2BEE® de Compex (Best Enterprise Engineering et Business Engineering Environment). Résultat : pas moins de 17.000 pages de spécifications de processus. " La réalisation d'un projet de cette envergure serait inconcevable sans une collaboration étroite ", déclare M. Martin Ziegler, directeur de projet chez Compex.
Après la réalisation de ces spécifications, les différents départements de l'entreprise procédèrent aux différentes phases de tests. Le déroulement de chacun des processus et leur interaction avec les systèmes de caisse, d'archivage, de merchandising et enfin avec le datawarehouse, furent examinés sous toutes les coutures.
A cet effet, Kaiser's Tengelmann fit former spécialement un certain nombre de " super - utilisateurs ", pour en faire des responsables de déploiement. L'objectif de ces responsables consiste à organiser le démarrage de la solution dans les divers sites, en collaboration étroite avec l'ensemble des utilisateurs du logiciel.
Dans les entrepôts, le nouveau logiciel assure une gestion et une optimisation des processus opérationnels allant de l'entrée en stocks en passant par le pilotage des chariots et la gestion des emplacements, jusqu'au prélèvement et à la sortie des stocks. Toutes les informations importantes sont saisies en ligne permettant ainsi de gagner énormément de temps comparativement à la saisie sur documents. En outre, Compex génère automatiquement une commande de réapprovisionnement dès que les stocks atteignent un niveau inférieur défini. Ainsi, les optimisations à la livraison, parallèlement à la réduction du temps de prélèvement, sont envisageables.
Le logiciel offre une représentation graphique du système de gestion d'entrepôts pour une optimisation des mouvements de marchandises et des processus de gestion correspondants, une gestion et une évaluation correctes du flux de marchandises. Grâce à ce moyen d'orientation, l'utilisateur sait exactement où il se trouve et a une idée de la charge de l'entrepôt. Une visualisation reproduit l'occupation des entrepôts, les portes et les quais. La " vue de l'allée " quant à elle affiche l'occupation des entrepôts. La " vue détaillée " permet d'obtenir des informations supplémentaires sur un entrepôt, comme par exemple l'occupation de l'entrepôt avec ses objets.
La gestion valorisée des stocks à l'article près dans tous les magasins constitue une nouveauté permettant à Kaiser's Tengelmann d'introduire un taux de service tenant compte de l'approvisionnement basé sur les ventes. Pour satisfaire à cette dernière exigence, Kaiser's Tengelmann utilise l'approvisionnement automatique non seulement pour ses magasins mais aussi pour ses entrepôts.
Grâce à son outil de prévision basé sur une méthode stochastique éprouvée, le logiciel Compex Commerce permet en effet d'éviter les ruptures de stock et une immobilisation de capital inutile. Le système détermine lui-même, périodiquement, quel est le modèle le plus approprié. Quitte à " décider " de changer de modèle en cours de route, si cela s'avère bénéfique. Pour y parvenir, Compex Commerce fait tourner de façon rétroactive les différents modèles de calcul. Il compare alors les résultats avec les sorties réelles qui ont été constatées. Il ne lui reste plus qu'à déterminer le modèle qui aurait donné les résultats les plus proches de la réalité. Cette optimisation fine s'effectue en arrière-plan, sans aucune intervention de l'utilisateur. Résultat : le calcul de besoin, déjà correct au départ, s'améliore en continu pour atteindre en peu de temps une précision extrême.
Enfin, la mise en œuvre d'un approvisionnement tiré par les ventes, ainsi qu'une gestion valorisée par article au niveau le plus fin, conduisent à une amélioration sans précédent du taux de service de l'approvisionnement.
Dans une première phase semi-automatique, le logiciel soumet des propositions de commandes d'achat au magasin, qui n'a plus qu'à les confirmer ou les modifier. Durant cette phase, le logiciel emmagasine des données statistiques qui améliorent au fil du temps la qualité des prévisions. Ce n'est que lorsque pour un assortiment donné, la qualité des prévisions atteint le niveau requis, que l'approvisionnement est basculé en mode entièrement automatique. " Une chose est certaine : des prévisions fausses ou erronées peuvent être coûteuses car une rupture de stock diminue non seulement le chiffre d'affaires et la marge sur coût variable, mais des rayons vides provoquent aussi le mécontentement des clients " avertit M. Christophe Loetz, dirigeant de Compex.
" Nous voulons rendre la marchandise disponible pour nos clients en quantité, temps et endroit voulus à un coût optimal. Ceci, indépendamment des fluctuations de la demande en raison des jours de la semaine, des saisons, des vacances scolaires ou d'autres motifs " ajoute Lutz Endrikat, directeur de l'Organisation chez Kaiser's Tengelmann. " Nous envisageons ainsi un meilleur facing de nos articles, une planification des stocks très pointue et enfin, une réduction du capital immobilisé ".
Actuellement, Kaiser's Tengelmann AG est en pleine phase de déploiement de la solution. La gestion des fruits et légumes d'environ 400 des 700 supermarchés s'effectuait déjà au début du mois de mai avec Compex Commerce.
Tandis que cette phase se poursuit dans les autres magasins, Compex Commerce assure déjà la gestion complète de tous les processus commerciaux d'un magasin pilote situé à Hofheim dans le Land de Hesse. Le déploiement de la solution a été totalement réalisé dans l'entrepôt de Nieder-Olm en Rhénanie Palatinat. Ceci inclut l'aire d'assortiment d'entrepôt national aussi bien des produits alimentaires secs que les biens d'équipement à rotation lente, produits affichant une fréquence de vente moindre. Tandis que le déploiement a déjà été complètement effectué pour l'entrepôt de Viersen, les assortiments des produits alimentaires secs des entrepôts d'Eching et de Berlin constituent la dernière étape.
A la fin de la phase de déploiement, le rêve d'une gestion " zéro papier " sera à portée de main pour Kaiser's Tengelmann. La majeure partie des flux de documents papier aura été remplacée par des échanges dématérialisés. Dans les magasins, 1500 PDA et environ 750 postes de travail permettent la réalisation d'un grand nombre d'opérations sans documents. Sans compter les services centraux et les entrepôts, avec également des terminaux portables, ainsi que des terminaux mobiles pour chariots élévateurs.
La modélisation des " workflows " est un autre point clé du logiciel Compex Commerce. Les processus de gestion de l'entreprise, qu'ils soient informatiques ou non informatiques, se trouvent modélisés à l'intérieur du logiciel. Du fait de ces "workflows" et des resoumissions automatiques qui leur sont associées, chacun des membres de l'entreprise sait à tout moment quelles sont les tâches qu'il doit effectuer et dans quel ordre il doit procéder. De fait, avec le logiciel Compex Commerce, l'optimisation de tous les processus de l'entreprise entraîne une réduction significative des tâches administratives. Kaiser's Tengelmann veut faire profiter ses clients de ce temps gagné. Comme le dit Dieter Beye en guise de conclusion : " Vendre au lieu d'administrer est notre leitmotiv. Chaque minute accordée à nos clients est pour nous un gisement de chiffre d'affaires ".