Logistik für Unternehmen

Kaiser´s Tengelmann AG betreibt Warenwirtschafts- und Logistikprozesse durchgängig mit einer Software

Erfolg im Lebensmittelhandel erfordert eine rundum intelligente Handelssoftware - vom Category Management und Einkauf über Disposition und Logistik bis hin zur Kasse. Dieser Ansicht ist auch die Kaiser's Tengelmann AG. Der sechstgrößte Lebensmittel Einzelhändler in Deutschland entschied sich daher, seine gesamten Abläufe zu optimieren und die zehn unterschiedlichen Systemkomponenten durch ein neues Warenwirtschaftssystem mit integrierter Logistik zu ersetzen.

"An erster Stelle stehen bei uns unsere Kunden, denen wir ein optimales sowie qualitativ hochwertiges Sortiment und dazu den bestmöglichen Service bieten wollen. Dazu zählen insbesondere auch unsere Frischeprodukte, die mit zu unseren Kernkompetenzen gehören. Hier war uns bewusst, dass unsere Altsysteme den Anforderungen auf Dauer nicht gewachsen sein würden und eine zukunftsorientierte IT Lösung her musste", erinnert sich Dieter Beye, IT Leiter bei Kaiser's Tengelmann.

Um zukünftig alle Handelsprozesse in einem einzigen IT-System zu vereinheitlichen, begann die Kaiser's Tengelmann Ende 2003 zuerst damit, alle relevanten Geschäftprozesse zu analysieren. Eine Herausforderung für den sechstgrößten Lebensmittel-Einzelhändler in Deutschland, der 2008 mit rund 19.000 Mitarbeitern einen Umsatz von rund 2,5 Milliarden Euro erwirtschaftete. Um die reibungslose Belieferung der Filialen zu garantieren, sollte die neue Software auch alle Logistikprozesse wie die Kommissionierung mit Pick-by-voice oder die papierlose Kommissionierung über andere mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) unterstützen.

Denn schließlich müssen alle Filialen täglich von den vier Lagern in Nieder-Olm bei Mainz, Viersen, Eching und Berlin mit Obst & Gemüse, Molkereiprodukten und Fleisch & Wurst beliefert werden. Beim Trockensortiment werden die Filialen in individuellen Lieferrhythmen versorgt. Allein in Nieder-Olm lagern rund 2.000 Artikel im Frischebereich und bis zu 7.000 verschiedene Produkte im Trockensortiment. "Hier lässt sich erahnen, welche Leistung auch von der Software verlangt wird", so Beye.

Nach einem umfangreichen Auswahlverfahren entschied sich der Einzelhandelsspezialist für die Standard Handelssoftware "Compex Commerce" des Heidelberger Softwareunternehmens Compex, da die Software nicht von vornherein vom Funktionsumfang eingeengt ist, sondern sich vielmehr entsprechend den Prozessen flexibel anpassen lässt.

Voraussetzung für das Gelingen dieses Projektes war dabei ein gutes Kommunikationskonzept und eine Projektstruktur, die alle Fachabteilungen mit einbezog. Auf Basis der analysierten Ist-Prozesse, leiteten die Mitarbeiter der Fachbereiche Hand in Hand mit den Mitarbeitern von Compex die Soll-Prozesse nach dem 2BEE® Konzept (Best Enterprise Engineering und Business Engineering Environment) von Compex ab. Das Ergebnis daraus sind rund 17.000 Seiten Prozess-Spezifikationen, die das große Projektvolumen dokumentieren. "Ohne eine enge Zusammenarbeit wäre die Realisierung eines solch umfangreichen Projektes nicht möglich", erklärt Martin Ziegler, Projektleiter bei Compex.

In der Implementierungsphase der Prozess Spezifikationen überprüften die Fachabteilungen zudem die einzelnen Prozesse und testeten diese im Zusammenwirken mit der vorhandenen Systemarchitektur. Es folgten Funktionstests und umfangreiche Integrationstests. In diesen Integrationstest wurden alle ausgelieferten Prozesse untereinander und im Zusammenspiel mit den weiteren vorhandenen Systemen getestet. Auch die Abläufe und das Zusammenspiel mit Kassensystem, Data Warehouse, optischem Archivsystem und Regalplanungssystem wurden auf Herz und Nieren geprüft.

Dafür hat Kaiser's Tengelmann ausgewählte Mitarbeiter zu "Super-Usern" schulen lassen. Die Aufgabe dieser "Rollout-Manager" besteht darin, die jeweiligen Filialen mit ihren Kollegen umzustellen.

Nach und nach erfolgte so die schrittweise Aufschaltung von Compex Commerce auf Zentrale, Filialen, Lager und Lieferservice. Sobald das Projekt vollständig abgeschlossen sein wird, arbeiten rund 15.000 Mitarbeiter mit der Handelssoftware, wobei zirka 100.000 Artikel verwaltet und diese wiederum in 700 Filialen geführt werden. Dabei werden zirka 450.000 Bestellpositionen im Zentrallager pro Tag verarbeitet.

In den Zentrallagern sorgt die neue Software für die Steuerung und Optimierung der operativen Prozesse vom Wareneingang über Staplersteuerung und Lagerplatzverwaltung bis hin zu Kommissionierung und Warenausgang. Alle relevanten Informationen werden online erfasst, was enorme Zeitersparnis gegenüber dem Ablauf mit Belegen mit sich bringt. Außerdem generiert Compex Commerce einen automatischen Nachschubauftrag, sobald ein definierter Mindestbestand unterschritten wird. So lassen sich Optimierungen bei der Warenauslieferung bei gleichzeitiger Verkürzung der Kommissionierzeiten erreichen.

Um die entsprechenden Warenbewegungen und Geschäftsprozesse zu optimieren und Warenflüsse korrekt zu steuern und zu bewerten, bietet die Software die Möglichkeit der grafischen Darstellung des Lagerverwaltungssystems aus verschiedenen Perspektiven. Dank dieser Orientierungshilfe weiß der Nutzer immer genau, an welcher Stelle des Lagers er sich befindet und wie sich die Auslastung des Lagers grafisch darstellt. Eine Visualisierung bildet dabei die Lagerbelegung der Lagerorte, Tore und Spuren ab. Die "Gangsicht" wiederum zeigt die Belegung der Lagerorte an, mit der "Detailsicht" lassen sich weitere Informationen über einen Lagerort abrufen z. B. die Belegung des Ortes mit seinen Lagerobjekten.

Ein Novum ist die artikelgenaue Bestandsführung in allen Filialen sowie eine Bestands- und Wertesystematik, mit der Kaiser's Tengelmann eine Abverkaufsspanne mit abverkaufsorientierter Beschaffung und Sortimentsstruktur einführen wird. Im gleichen IT System kann Kaiser's Tengelmann zudem die automatische Disposition auf Zentral- als auch auf Filialebene realisieren.

Im Zentrallager vermeidet Compex Commerce auf Basis anerkannter stochastischer Prognoseverfahren Fehlbestände und unnötige Kapitalbindung. Um dabei permanent aktuelle Werte zu erzielen, rechnet das System Vergangenheitswerte in immer neuen Modellen hoch und überträgt diese auf die heute zu prognostizierenden Daten. Es erfolgt ein Vergleich der errechneten Werte mit den tatsächlichen Abverkäufen. Daraus erstellt Compex Commerce für jeden einzelnen Artikel eigene Prognoseszenarien und optimiert diese permanent am Verlauf des realen Abverkaufsgeschehens. Es adaptiert und justiert sich nahezu selbständig und erreicht nach kurzer Zeit immer exaktere Werte, die optimale Bestellmengen zum Ergebnis haben.

Auf Filialebene macht die Software dem Filialleiter zunächst Bestellvorschläge, die dieser bestätigt oder abändert. Ist in einem Teilsortiment eine nachweisbar hohe Prognosequalität erreicht, kann auf Auto-Dispo umgeschaltet werden. "Denn eins ist sicher: Falsche oder fehlerhafte Prognosen bei der Disposition können teuer werden, denn jeder Warenfehlbestand senkt nicht nur den Umsatz und den Deckungsbeitrag, leere Regale sorgen auch für unzufriedene Kunden", sagt Christophe Loetz, geschäftsführender Gesellschafter von Compex.

"Mit Hilfe des Systems wollen wir für unsere Kunden die Ware in der richtigen Menge, zum richtigen Zeitpunkt und am richtigen Ort zu den bestmöglichen Kosten bereitstellen. Auch wenn die Nachfrage je nach Wochentag, Saison, Schulferien oder aus anderen Gründen schwankt", ergänzt Lutz Endrikat, Leiter Organisation bei Kaiser's Tengelmann. "So rechnen wir mit einer verbesserten Warenpräsenz, präziser geplanten Lagerbeständen und letztendlich einer reduzierten Kapitalbindung."

Derzeit befindet sich Kaiser's im Rollout. Anfang Mai arbeiteten bereits ca. 400 von 700 Filialen im Obst 6 Gemüsesortiment mit der mit Compex Commerce-Software.

Während der Rollout für die übrigen Filialen weiter voranschreitet, arbeitet ein Markt im hessischen Hofheim bereits vollständig mit der neuen Software. Im Bereich der Zentrallager ist der Standort Nieder-Olm komplett umgestellt und das inklusive des nationalen Lagersortimentsbereiches Trockensortiment / Langsamdreher, das heißt Waren, die nur eine geringe Verkaufsfrequenz haben. Während auch das Lager Viersen komplett umgestellt wurde, stehen an den Standorten Eching und Berlin nur noch das Trockensortiment aus.

Nach Abschluss des Rollouts wird Kaiser's Tengelmann dem Traum vom papierlosen Büro einen großen Schritt näher sein. Ein immenser Teil der bisherigen Papierflut weicht dabei zugunsten der Online-Kommunikation. Die Kommunikation in den Filialen erfolgt via 1500 WLAN-MDE Geräte rund 750 Büro-PC's und ermöglicht es, viele Tätigkeiten beleglos zu erledigen. Zusätzlich sind weitere Kommissionier MDE-Geräte, mobile Staplerterminals und weitere PC's in der Verwaltung im Einsatz.

Auch der Prozessgedanke, den das gesamte Projekt begleitet, zieht sich durch alle Bereiche. Alle Geschäftprozesse sind als Workflow im System hinterlegt. Mittels automatischer Wiedervorlagen erhalten die Mitarbeiter das für sie anstehende Arbeitspensum und die damit verbundenen Tätigkeiten und Aufgaben. Die mit der Einführung der Compex Commerce-Software erzielten Optimierungen in den Prozessabläufenn brachten auch auch eine Reduzierung der administrativen Aufwände mit sich. Diese eingesparte Zeit will Kaiser's Tengelmann seinen Kunden zugutekommen lassen. "Verkaufen statt verwalten ist dabei unser Motto. Denn nur wenn wir mehr Zeit in unsere Kunden investieren, lassen sich Umsatzpotentiale schaffen", zieht Dieter Beye Bilanz.