Schritt für Schritt zum Gesamtsystem bei Kaiser's Tengelmann

Ende 2003 entschied sich die Firmenleitung von Kaiser's Tengelmann, Viersen, für die neue Warenwirtschafts-, Filialwarenwirtschafts- und integrierte Logistik-Software des Heidelberger Softwareanbieters Compex. Damit will das Lebensmittel-Einzelhandelsunternehmen mit 735 Filialen und einem Jahresumsatz von rund € 2,5 Mrd. seine gesamten Abläufe optimieren und die vielfältigen unterschiedlichen Systemkomponenten durch eine einheitliche Lösung ersetzen. Doch bis das neue System anläuft, sind jede Menge Hausaufgaben zu erledigen.

Die Einführung der neuen Software verlangt eine detaillierte Aufschlüsselung und Abbildung aller Geschäftsprozesse: vom Category Management und Einkauf bis hin zu (Filial-) Disposition und Logistik. Für diese komplexe Aufgabenstellung schuf Kaiser's Tengelmann eine eng vernetzte Projektstruktur, die den Vorstand und alle Fachabteilungen in das Vorhaben einbindet. "Es war uns bewusst, dass wir für diesen Kraftakt alle Fachbereiche aktiv einbeziehen müssen", so der Projektverantwortliche Dieter Beye und Leiter Informationssysteme bei KT. "Deshalb haben wir ein Kommunikationskonzept entwickelt, das jedem Mitarbeiter die Ziele und Aufgaben sowie die Vorgehensweise genau erklärt." Zur strategischen Vorgehensweise wurde das Projekt in verschiedene Phasen untergliedert. Des Weiteren führten die Verantwortlichen ein Qualitätssicherungsmanagement sowie Controlling ein und formulierten klare Projektregeln.

Vorbereitungsphase

Zunächst wurden alle Haupt- und Nebenprozesse akribisch analysiert und als Ist-Zustand sowohl schriftlich wie auch grafisch nach einer einheitlichen Methodik dokumentiert. Das war die Ausgangsbasis für die Erarbeitung der Soll-Prozesse. So genannte Prozessowner waren fachabteilungsübergreifend für die Gestaltung der zukünftigen Prozesse verantwortlich und definierten die Einsparpotenziale. Das bot die einmalige Chance, auch übergreifend auf Prozesse entscheidend einzuwirken. Nach einer Bewertung der ermittelten Daten sowie einer Kosten-Nutzenanalyse erteilte der Vorstand die Freigabe für das Projekt und leitete das Auswahlverfahren für eine geeignete Standard Software ein.

Auswahlverfahren

Kaiser's Tengelmann definierte die Messlatte, gewichtete die einzelnen Parameter und prüfte zunächst vier, später drei Anbieter in Form eines mehrstufigen Bewertungsverfahren auf Herz und Nieren. Teil des Bewertungsverfahrens waren die Konfiguration von Prototypen der jeweiligen Hersteller auf Basis von Kaiser´s Tengelmann zur Verfügung gestellten Echtdaten. Die Prototypen wurden u.a. einem Performance-Test mit einem repräsentativen Datenvolumen von 480.000 Filialbestellpositionen aus den Sortimentsbereichen Trockensortiment, Frische, Obst und Gemüse (Gewichtsware), TKK, Getränke u.a. unterzogen. Es wurde hierbei die Verarbeitung vom Filialbestelleingang bis zur Aufbereitung der Kommissionieraufträge und -unterlagen geprüft. Bewertet wurden die Laufzeit, Darstellung der Ergebnisse, Prüfungen auf Vollständigkeit und Funktionsumfang sowie der Aufwand zur Vorbereitung und Durchführung.

Alle Ergebnisse flossen in ein Punktesystem ein. Priorität eins hatte für Kaiser's Tengelmann die Funktionalität in Bezug auf die Geschäftsprozesse, gefolgt von strukturellen und systemtechnischen Anforderungen sowie anbieterbezogenen Faktoren. Mit rund 90 von insgesamt 100 %-Punkten machte Compex das Rennen. Sämtliche Fachabteilungen hatten geschlossen für das Heidelberger Systemhaus votiert. Compex bietet eine standardisierte Software, die alle Geschäftsprozesse im Lebensmittel-Einzelhandel von Warenwirtschaft, Filialwarenwirtschaft und integrierter Logistik abbildet. Der von Compex verfolgte Ansatz entlang der Geschäftsprozesse die individuelle Konfiguration einzustellen, ermöglicht dem Anwender auch zukünftige Anpassungen flexibel in das Gesamtsystem zu integrieren.

Stufenweise Einführung

Die Projektvorbereitungs- und Reportphasen endeten plangemäß am 30. April 04. Danach setzte die Implementationsphase ein. In den kommenden 12 Monaten erfolgen nun weitere Detaillierungen in gemeinsamen Workshops und die Implementation. Compex leistet die technische Feinspezifikation mit dem Ziel, die Soll-Prozesse im System abzubilden. Die KT-Fachabteilungen überprüfen die verschiedenen Prozessspezifikationen. Zur Vorbereitung auf den Integrationstest und das nachfolgende Rollout werden die Mitarbeiter geschult. In dieser Phase werden alle ausgelieferten Prozesse untereinander und im Zusammenspiel mit den weiteren vorhandenen Systemen getestet. Anschließend erfolgt die Freigabe von Compex Commerce zur produktiven Nutzung in einer dreimonatigen Pilotphase. Danach soll Compex Commerce mit allen realisierten Prozessen in einem zunächst überschaubaren Rahmen zur Risikominimierung anlaufen. Anschließend wird die schrittweise Aufschaltung von Compex Commerce auf alle Bereiche der Zentrale, Filialen und Lager erfolgen.